先问资料从哪里来
财务团队收到的资料可能来自电邮、纸本单据、手机照片及不同系统。AI 可以协助读取与分类，但如果来源、币别或交易日期不清楚，漂亮的报表也不能让资料变得可靠。
第一个改善目标可以很简单：让一笔支出由收集、整理到审阅，都能找到原来的凭证。先统一栏位，再选择适合的工具。
设计一条可追溯的资料路径
把流程分成四个阶段，每个阶段都有清楚的完成条件。
- 收集：保存原始单据，记录提交人及接收时间。
- 撷取：读取商户、日期、金额及币别，保留与原图的连结。
- 检查：标示缺少栏位、疑似重复或无法确认的内容。
- 审阅：由指定同事确认分类与资料，再交接至现用会计系统。
金额看似正确，不代表税项、币别与交易性质也正确。模糊照片、退款及跨月交易，应纳入测试样本。
把例外交给合适的人
开始时先界定哪些资料必须人工处理：手写单据、外币支出、找不到商户名称，或内容与申请描述不符。系统应列出需要确认的地方，而不是用推测补齐。
为每笔修改保留原值、修改人与原因，让日后覆核有依据。对外付款、正式入帐及法定报告，仍按企业既有的授权与专业审阅流程处理。
用自己的样本验证
挑选有代表性的单据，包含正常、模糊、重复与特殊情况。比较栏位正确率、需要修改的次数，以及同事完成审阅所需的工作量。
试点的目的，是找出哪个环节真的变顺，以及哪种错误会造成额外工作。先完成一个可管理的流程，再考虑串连更多系统。
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